Ejercicio del derecho de acceso. Guía y formulario

EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO

 

LIMITES DE ESTE DERECHO DE ACCESO

 

¿Y SI LA INFORMACIÓN SOLICITADA AFECTA A DATOS ESPECIALMENTE PROTEGIDOS?

 

FORMULARIO

 

EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO

  • ¿Quiénes pueden ejercer este derecho y acceder a la información del Ayuntamiento de Barakaldo?

Todas las personas - físicas y/o jurídicas - tienen derecho a acceder a la información pública, sin necesidad de justificar la existencia de un interés particular.

Es decir, tanto los particulares - personas físicas - como asociaciones, sociedades mercantiles, corporaciones, fundaciones, (personas jurídicas)

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  • ¿Qué se entiende por "información pública"?

Se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte - en papel, informático, que se encuentren en posesión del Ayuntamiento y sus organismos públicos, y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones, es decir, en la tramitación de procedimientos.

Es decir, cualquier contenido o documentos como actos administrativos - Decretos de la Alcalde/Alcaldesa, acuerdos del Pleno, de la Junta de Gobierno, contratos, convenció, planes,... - actos de otros órganos administrativos - informes, por ejemplo - sin importar el soporte o formato en el que hayan sido realizados.

Se incluye aquí la elaborada tanto por el propio Ayuntamiento como por sus Organismos Públicos, los cuales son los siguientes:

  • ORGANISMOS AUTÓNOMOS:
    • Organísmo para el Desarrollo Integral de Barakaldo  INGURALDE
    • Escuelas Infantiles de Barakaldo   -   Udal Haur Eskolak
    • Barakaldoko Euskara Udal Erakundea  (Euskaltegi)
    • Instituto Municipal de Deportes (I.M.D.)   -   Udal Kirol Erakundea (U.K.E)
  • EMPRESAS MUNICIPALES:
    • Taller USOA Lantegia S.A.
    • Sociedad de gestión urbanística ERETZA S.A.
    • Teatro Barakaldo  -  Barakaldo Antzokia S.A.

También pueden solicitarse al Ayuntamiento información sobre a personas físicas o jurídicas que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas en su nombre (por ejemplo, las empresas que realicen obras o presten servicios mediante el correspondiente contrato administrativo).

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  • ¿A que información no se puede acceder desde esta página?

Por el contrario, este lugar no es el adecuado para  solicitar otro tipo de información, y mas en concreto la siguiente:

  • No es el lugar para plantear y presentar ante Ayuntamiento los avisos, las quejas y sugerencias que los particulares consideren oportunas dirigirle. No son solicitudes de información sino mas bien denuncias por el mal funcionamiento de los servicios del Ayuntamiento.
  • No es el lugar adecuado para solicitar información sobre los particulares trámites de cada procedimiento ni sobre los servicios que se ponen a disposición de los /las vecino/as.. Esta información se encuentra disponible directamente en la pagina web municipal y en la particular de cada organismo publico o incluso puede ser facilitada por teléfono, mediante el Servicio 010.
  • Tampoco es el lugar adecuado para acceder a los  concretos expedientes (procedimientos) que estén siendo tramitados por las Áreas Municipales y/o sus organismos públicos. Esto está reservado a los interesados en cada concreto expediente, que sí tiene derecho a acceder al mismo.

No estamos en presencia de una negativa facilitar información; supone simplemente que cada tipo de petición dispone de su propio cauce de resolución, pues según sea el objeto de la petición, la respuesta será también diferente.

No es lo mismo contestar a una sugerencia, una queja o una petición de información sobre qué tramites se tienen que realizar (quejas y sugerencias, información sobre procedimientos y tramites), que solicitar información sobre un ámbito concreto de actividad municipal (Transparencia)

En cualquier caso, el que no se utilice el cauce adecuado no significa que la petición que se presente no se vaya a tramitar, pues el órgano que la reciba se encargará de redirigirla internamente al órgano competente.

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  • Procedimientos excluidos,  sometidos a su propio régimen.

Si la solicitud se refiere a materias sometidas a un régimen jurídico especial de acceso a la información, es aplicable éste, lo cual habrá de ser indicado así por el Ayuntamiento. Ello no obstante en la contestación que le remita al solicitante ha de informarle de cuales son las normas aplicables.

También quedan excluidas las solicitudes de de acceso a escritos o documentos que forman parte de procesos judiciales.

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  • ¿Cómo se tiene que presentar la solicitud? (Procedimiento y requisitos).

Se puede presentar a través de los siguientes medios:

  1. por medio de un escrito, presentado en el Servicio de Atención Ciudadana; se puede utilizar el impreso normalizado que se puede obtener en tal servicio e incluso se puede descargar en la pagina web
  2. por medio de un escrito remitido por correo certificado; En estos dos casos, en el escrito remitido se puede señalar una dirección de correo electrónico indicando la preferencia de este medio a efectos de recibir las notificaciones.
  3. directamente mediante el formulario electrónico
  4. por medio del Registro electrónico del Ayuntamiento de Barakaldo, utilizando los medios de certificación digitales admitidos por la normativa reguladora de los procedimientos administrativos.

En todos los casos es necesario acreditar la identidad de quien lo solicita:

  • cuando se solicita en nombre propio, mediante la aportación de una copia de su Documento Nacional de Identidad.
  • cuando se solicita en nombre de otra persona a titulo de representante, además es imprescindible que se aporte el documento que acredita tal representación. Si se utiliza un certificado digital, es imprescindible que en el mismo se acredite la condición de representante legalmente autorizado.

Debe procurarse, en la medida de lo posible, concretar la solicitud mediante una descripción adecuada de la materia a la que se refiere la información solicitada.

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  • ¿A que Área o Departamento se ha de remitir la solicitud?

Cuando al solicitud se presente por escrito, bien ante el Servicio de Atención Ciudadana o por correo certificado, ha de dirigirse al Área de Alcaldía y Participación Ciudadana.

Esta Área es la competente para tramitar las respuestas a las solicitudes de información, y es quien controla la recepción y respuesta de solicitudes presentadas mediante el formulario incluido en la pagina web. En este caso llegan directamente al buzón de correo de esta Área.

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  • ¿Una vez que recibe la solicitud, qué tiene que responder el Ayuntamiento?

A la vista de la solicitud recibida el Ayuntamiento ha de adoptar una resolución que puede tener diverso sentido:

  • desestimar (inadmitir) la solicitud. Por ejemplo, cuando es una información de otra entidad publica o el Ayuntamiento no tiene competencia sobre ella, como seguridad nacional.
  • señalar al solicitante que la información requerida se encuentra publicada en la pagina web municipal.
  • informar al solicitante que debe acudir otro canal de comunicación (quejas y sugerencias, acceso a un procedimiento particular, información medioambiental¿).
  • señalar al solicitante que la petición inicial tiene que ser subsanada, por no cumplirse los requisitos, es decir, porque no señala con claridad que información solicita
  • informar al solicitante que la petición afecta a terceras personas, y que por ello ha de acudir a estas y advertirles de la solicitud presentada, y suspender el plazo previsto para decidir sobre la solicitud presentada.

Cuando se utilice la vía electrónica mediante el uso de certificados digitales, el/la interesado/a puede conocer el estado de la tramitación de su petición.

En todo caso el/la interesado/a puede acudir personalmente al Ayuntamiento y solicitar que se le informe de manera personal acerca del el estado de la tramitación de su petición.

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  • ¿Cuándo puede rechazar la solicitud?

Se pueden rechazar (inadmitir) las solicitudes presentadas en los siguientes casos:

  • cuando no se acredite la representación, en el caso de que se actúe en nombre de otra persona física y/o jurídica; hay que comprobar que quien pide la información en nombre de otro/a persona, está debidamente facultado para ello.
  • cuando se solicite información que esté siendo todavía elaborada;
  • cuando se solicite información que ya ha sido publicada, bien la pagina web o en otros medios;
  • cuando se solicite información auxiliar o de apoyo: por ejemplo notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas.
  • cuando se solicite información para cuya divulgación sea necesaria una acción previa de reelaboración; por ejemplo, cuando se solicitan estadísticas que el Ayuntamiento no ha realizado, o cuando se solicite la elaboración de un informe que no tiene la obligación de realizar.
  • cuando se solicite información que no se refiera a la actividad del Ayuntamiento de Barakaldo. Ello no obstante, el propio Ayuntamiento tiene que indicar cual es, a su juicio, la Administración, organismo o entidad competente;
  • cuando la solicitud de información sea manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo, no justificado con la finalidad de transparencia de la Ley;
  • cuando no sea el cauce adecuado (por ser una queja o sugerencia, corresponder procedimientos en tramitación, por ejemplo).
     

Si información solicitada, aun estando en poder del Ayuntamiento de Barakaldo, ha sido elaborada por otra entidad, se le remitirá la solicitud a ésta para que decida sobre el acceso. Así, si por ejemplo se solicita al ayuntamiento de Barakaldo acceder a una información que está en su poder pero ha sido elaborada por el Gobierno Vasco, Osakidetza, o la Diputación Foral de Bizkaia; entonces se remite al interesado a éstas.

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  • ¿Qué ocurre si no se cumplen lo anteriores requisitos? (subsanación)

Si no se identifica de forma suficiente la información, se ofrece un plazo de subsanación de 10 días en el que debe completar los datos necesarios;  en caso de no hacerlo, se considera que desiste de su solicitud, es decir, que no sigue adelante con la solicitud.

Durante estos 10 días queda en suspenso el plazo inicial de 1 mes para que la administración municipal conteste.

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  • ¿Y si la información solicitada afecta a otras personas?

Si la información solicitada puede afectar a derechos o intereses de terceras personas, el Ayuntamiento tiene que identificarles y concederles un plazo de 15 días para que puedan realizar alegaciones. En consecuencia, se prorroga también el plazo original de 1 mes para resolver. Ello es lógico en la medida en que puede afectar a sus derechos, entre ellos el derecho a la intimidad y a los datos personales.

En este caso el Ayuntamiento tiene que informar a quien ha presentado la solicitud de información, advirtiéndole expresamente que el plazo de 1 mes para resolver queda en suspenso hasta que se hayan recibido las alegaciones los terceros afectados o haya transcurrido el plazo para su presentación.

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  • ¿Cómo tiene que contestar el Ayuntamiento?

El Ayuntamiento tiene que contestar al solicitante mediante una resolución expresa, es decir, mediante un acto administrativo que en este caso es un Decreto dictado por el Alcalde/Alcaldesa.

Este Decreto tiene que notificarse al interesado por el medio que éste haya elegido ( notificación postal, correo electrónico).

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  • ¿ Qué plazo tiene el Ayuntamiento para resolver?

Plazo general: el Ayuntamiento tiene un plazo de 1 mes - que se computa desde la fecha de presentación de la solicitud - para dictar la resolución y notificarla.

Tal plazo puede prolongarse - queda en suspenso - en el caso de que intervenga una tercera persona que pueda ser afectada por la información que se solicita, como anteriormente se ha señalado.

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  • ¿Tiene que explicar el Ayuntamiento el sentido de su resolución? (Motivación)

Si el Ayuntamiento accede a la solicitud presentada, no es necesario que motive su resolución, pues se entiende que el mero hecho de ofrecer tal información hace innecesaria mayor explicación.

Por el contrario, sí es necesario que explique y motive cuando no acceda a lo solicitado.

En particular, deben motivarse siempre las siguientes resoluciones:

  • las que denieguen la solicitud de acceso
  • las que concedan el acceso parcial o a través de una modalidad distinta a la solicitada; es decir, cuando no se permite el acceso a todo lo solicitado
  • las que permitan el acceso cuando haya habido oposición de un tercera persona afectada. En este caso ha de explicarse el porqué se facilita la información y en que medida este acceso afecta a los derechos de este tercero

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  • ¿Cómo se tiene que notificar la resolución que se dicte?

Se tiene que utilizar el medio preferente escogido por el solicitante; la ley presume como medio preferente el correo electrónico.

Si se señala como medio preferente la vía postal - correos -, el Ayuntamiento puede cobrar al solicitante el coste del envío de la información solicitada., pues el envío ha de realizarse de manera certificada.

Ello no obstante, también es posible personarse en el Ayuntamiento y recibir directamente la información solicitada.

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  • ¿Cuándo se puede disponer de la información solicitada?

Como principio general, la información se da en la misma resolución por la que se contesta a la solicitud.:

  • Si se hace por correo electrónico, este tiene que incluir el documento o información solicitada;
  • Si se hace por vía postal, la notificación remitida tiene que incluir asimismo el documento solicitado;

Si no es posible, se tiene que facilitar en un plazo máximo de 10 días

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  • ¿Tiene algún coste económico el ejercicio de este derecho?

El ejercicio del derecho de acceso a la información es gratuito; Ello no obstante  el Ayuntamiento puede cobrar el coste de la reproducción  de un documento o el coste de la trasposición a un formato distinto al original. (por ejemplo la copia de un plano en formato impreso o DVD/CD en el que se recoge la información.).

Asimismo, en el caso de que se haya solicitado el envío por correo, el Ayuntamiento puede cobrar al solicitante el coste del envío de la información solicitada. 

En todo caso, se informará al solicitante de los gastos con carácter previo a la realización de las copias o el cambio de formato.

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  • ¿Qué ocurre si no se resuelve en los plazos previstos?

Si transcurre el plazo máximo previsto en la Ley sin que se haya dictado y notificado la resolución, se puede entender que la solicitud ha sido desestimada por aplicación del silencio negativo. Ello significa que se da una respuesta negativa a la solicitud de información y, evidentemente, no se facilita tal información.

Ahora bien el transcurso de este plano no libera al Ayuntamiento de Barakaldo de la obligación de dictar la resolución expresa. Ello quiere decir que, aun habiendo tenido efecto ese silencio negativo, el Ayuntamiento sigue teniendo la obligaron de resolver. Así, seria posible que pasado el plazo, el Ayuntamiento acceda a la información que se ha solicitado. Aun cuando no se ha cumplido lo exigido por la ley - el respeto al plazo - el ayuntamiento sí facilita la información.

Entonces, ¿Qué sentido tiene el silencio negativo? Pues que inmediatamente que transcurre el plazo sin haberse resuelto la solicitud, el interesado ya puede interponer un recurso administrativo.

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  • ¿Qué recursos se pueden interponer frente a la denegación expresa o presunta (por silencio negativo)?

La ley contempla la posibilidad de presentar una reclamación frente a las denegaciones de acceso a la información, que es diferente de los recursos administrativos típicos previstos en la legislación sobre procedimiento administrativo.

Y es que es una reclamación particular tanto por su objeto - la solicitud de información - como por el órgano ante quien se ha de presentar y que ha de resolverlo.

A continuación se puede ver la diferencia:

  • Si solicitamos una subvención a la que creemos que tenemos derecho, o solicitamos una licencia para hacer una obra o actividad, y nos la deniegan, podemos presentar un recurso administrativo.
    El acto administrativo lo dicta el/la Alcalde/Alcaldesa - la denegación - y la ley permite interponer un recurso administrativo ante el mismo Alcalde/Alcaldesa. Se trata de un recurso de reposición.
    Cuando se resuelva este recurso, según sea su sentido, se puede recurrir a los Tribunales de Justicia.
  • Sin embargo, si el/la Alcalde/Alcaldesa nos deniega una información que le hemos solicitado, no hay que interponer un recurso de reposición sino una reclamación; y ésta ha  de presentarse ante la  Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública, no ante el Alcalde/Alcaldesa.

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  • ¿Qué es la Comisión Vasca de Acceso a la Información Pública?

Este es el órgano independiente creado dentro de la Comunidad Autónoma de Euskadi para el control de la transparencia en Euskadi y, en particular, para conocer de las reclamaciones que se interpongan frente a las denegaciones de acceso a la información que dicten los Ayuntamientos de Euskadi.

Su régimen está recogido en el siguiente vinculo web: http://www.gardena.euskadi.eus/transparencia/-/derecho-de-acceso-a-la-informacion-publica/#4191

Esta reclamación es potestativa, es decir, que se puede presentar voluntariamente ante tal órgano. Si no se quiere hacer uso de esta opción, en vez de presentar una reclamación se pude acudir directamente  al Tribunal de Justicia.

El hecho de que esta reclamación sea gratuita, es una circunstancia interesante para hacer uso de esta opción, pues acudir a un tribunal es una vía mucho mas difícil y que tiene un coste económico.

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  • ¿Cómo y cuando se puede presentar esta reclamación ante la Comisión?

La reclamación se tiene que presentar en el plazo de 1 mes a contar desde el día siguiente al de la notificación del acto impugnado - es decir, de la resolución del Alcalde/Alcaldesa - o desde el día siguiente a aquel en que se produzcan los efectos del silencio administrativo.

La presentación se puede hacer por los mismos medios que la solicitud original, pero dirigiéndose, claro está, a la Comisión. En su pagina web explica cuales son los tramites que se han de realizar: http://www.gardena.euskadi.eus/transparencia/-/derecho-de-acceso-a-la-informacion-publica/#962

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  • ¿Cuál es el plazo que tiene la Comisión para resolver?

El plazo máximo para resolver y notificar la resolución es de 3 meses.

Si transcurre el plazo y no se ha resuelto, se entiende desestimada, también  por silencio negativo.

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  • Y si la Comisión no reconoce el derecho a la información, lo desestime por silencio o ni siquiera acepta la reclamación, ¿qué podemos hacer?

Las resoluciones de la Comisión ponen fin a la vía administrativa y la tramitación de la reclamación a la que responden se ajustará a lo dispuesto en materia de recursos en la ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común o normativa que la sustituya. 

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  • Publicidad de las resoluciones de la Comisión.

Las resoluciones que dicte la Comisión se tienen que notificar a quien ha presentado la reclamación  y a las personas interesadas (el Ayuntamiento y los terceros interesados, si existen).

Además y, previa disociación de los datos de carácter personal que contuvieran - es decir, ocultando/borrando los datos de carácter personal -, se tienen que publicar por medios electrónicos y comunicarse al Ararteko.

En el vinculo señalado anteriormente aparecen publicadas las resoluciones dictadas por la Comisión hasta el momento.

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LIMITES DE ESTE DERECHO DE ACCESO

  • ¿Existe algún limite a este derecho?

El derecho de acceso puede ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio - es decir, afecte a información sensible -  en los siguientes ámbitos:

  • La defensa.
  • La seguridad nacional.
  • Las relaciones exteriores.
  • La seguridad pública.
  • La prevención, investigación y sanción de los delitos y/o faltas, y sanciones administrativas (ilícitos penales, administrativos o disciplinarios)
  • La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.
  • Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
  • Los intereses económicos y comerciales.
  • La política económica y monetaria.
  • El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
  • La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.
  • La protección del medio ambiente.

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  • ¿Tales límites son aplicables al Ayuntamiento de Barakaldo?

La Ley es aplicable a todas las Administraciones Publicas sin excepción y, por tanto, también al Ayuntamiento de Barakaldo.

Ahora bien, algunos de los sectores citados quedan fuera de su ámbito de actuación y alcance (competencia): defensa, relaciones exteriores, política económica y monetaria¿,  pero otros sí pueden tenerse en cuenta a la hora de examinarse por el Ayuntamiento si procede facilitar la información solicitada cuando afecta por ejemplo, a algunos sectores o relaciones como las siguientes:

  • la seguridad pública.
  • la prevención, investigación y sanción de los delitos y/o faltas, y sanciones administrativas (ilícitos penales, administrativos o disciplinarios)
  • la igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva.
  • las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control.
  • los intereses económicos y comerciales.
  • el secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial.
  • la garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión.
  • la protección del medio ambiente.

Exige la Ley que la aplicación de estos límites debe ser justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección; y que debe tenerse en cuenta las circunstancias de cada caso concreto, y en particular  la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso.

Ello quiere decir que el Ayuntamiento tendrá que motivar el porque permite o deniega acceder a la información solicitada pero no en términos genéricos, sino explicando detalladamente cómo afectaría facilitar esa información a los intereses públicos en cuestión y qué perjuicios se derivarían de ello: por ejemplo para el orden y seguridad publica, la investigación en curso de un delito, la información que tenga sobre personas o empresas cuando esta sometiendole a una inspección o una investigación.

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¿Y SI LA INFORMACIÓN SOLICITADA AFECTA A DATOS ESPECIALMENTE PROTEGIDOS?

  • Principio general

Con carácter general, y salvo que en el caso concreto prevalezca la protección de datos personales u otros derechos constitucionalmente protegidos, se debe conceder el acceso a información que contenga datos meramente identificativos relacionados con la organización, funcionamiento o actividad pública del Ayuntamiento. Por ejemplo, órgano responble, persona titular del mimo, datos de contacto.

El régimen jurídico de protección de datos está recogido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD)

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  • ¿Y si afecta a datos protegidos de terceros?

Si la información solicitada incluye datos especialmente protegidos a los que se refiere el apartado 2 del artículo 7 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, - datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias - el acceso únicamente se puede autorizar en caso de que se disponga del consentimiento expreso y por escrito de la persona afectada, a menos que dicha persona haya hecho manifiestamente públicos los datos con anterioridad a que se solicitase el acceso.

Si la información solicitada incluye datos especialmente protegidos a los que se refiere el apartado 3 del artículo 7 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, - datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual -, o datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas que no conlleven la amonestación pública al infractor, el acceso sólo se puede autorizar en caso de que se disponga del consentimiento expreso de la persona afectada o si tal acceso estuviera permitido por una norma con rango de Ley.

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  • Excepciones: disociación de datos de carácter personal

Si la información solicitada no contiene datos especialmente protegidos, el Ayuntamiento puede conceder el acceso valorando de manera previa y suficientemente razonada cómo afecta al interés público la divulgación de tal información, y cómo afecta a los derechos de los afectados cuyos datos aparezcan en la información solicitada.

Además de ello, no es aplicable lo establecido en los apartados anteriores si el acceso se efectúa previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas.

La disociación de datos es un procedimiento que impide que los datos publicados se asocien a una persona identificada o identificable.

Es decir, la disociación permite la comunicación de los mismos sin la necesidad de recabar el previo consentimiento del afectado.

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